CRM · Microsoft Dynamics 365 Sales
Su pipeline no debería vivir en la cabeza de sus vendedores
Cuando la información comercial está repartida entre hojas de cálculo, correos y memoria, la previsión de ventas es una opinión y la salida de un vendedor se lleva la relación con el cliente. Dynamics 365 Sales convierte el proceso comercial en información que la dirección puede usar.
Para quién es
Para quién es
Para direcciones comerciales y generales que necesitan previsión confiable, un proceso de venta repetible y continuidad de la relación con el cliente más allá de las personas. CRM significa gestión de la relación con el cliente: el sistema donde vive el historial completo de cada cuenta, no solo el pedido facturado.
Señales de que lo necesita
- La previsión de ventas se arma con las estimaciones que cada vendedor declara, sin evidencia detrás.
- Cuando un vendedor deja la empresa, su información de clientes se va con él.
- No sabe cuántas oportunidades hay abiertas, en qué etapa están ni cuánto llevan detenidas.
- Cada vendedor sigue su propio método y los resultados no se pueden comparar ni replicar.
- El equipo comercial no ve el estado de crédito, el inventario ni el historial de facturación del cliente al que está vendiendo.
- Intentó implantar un CRM antes y el equipo dejó de usarlo a los pocos meses.
Problemas que resuelve
- Previsión de ventas sin fundamento
- Sin etapas definidas, criterios de avance y fechas comprometidas, la previsión es una suma de intuiciones. La dirección planifica producción, compras y flujo de caja sobre una cifra que nadie puede sustentar.
- La relación con el cliente pertenece a la persona, no a la empresa
- Conversaciones, acuerdos y objeciones viven en correos personales y libretas. Cuando cambia el vendedor, el cliente vuelve a explicar su historia desde cero y la empresa pierde posición.
- Oportunidades que se enfrían sin que nadie lo note
- Sin alertas ni seguimiento estructurado, las oportunidades se detienen en silencio. El costo no aparece en ningún reporte porque nunca se registró que existían.
- Ventas y operaciones desconectadas
- El equipo comercial promete plazos sin ver el inventario, vende a clientes con cartera vencida y el pedido se vuelve a capturar en el ERP. Cada desconexión se paga con retrabajo y con credibilidad frente al cliente.
- Un proceso que no se puede enseñar
- Si cada vendedor trabaja a su manera, incorporar a alguien nuevo depende de que aprenda observando. Un proceso definido dentro del sistema reduce la curva de aprendizaje y hace comparable el desempeño.
- CRM que el equipo abandona
- Cuando el sistema solo sirve para que la gerencia controle y no le devuelve nada al vendedor, el registro se llena a última hora y los datos dejan de servir. La adopción se diseña, no se ordena.
Capacidades por proceso
Clientes y contactos
- Cuentas, contactos y estructura organizativa del cliente
- Historial completo de interacciones, correos y reuniones
- Segmentación por industria, tamaño, territorio o comportamiento
- Información contextual de la cuenta disponible antes de cada conversación
Prospección y oportunidades
- Registro y calificación de prospectos
- Conversión a oportunidad con criterios definidos
- Etapas del proceso comercial con condiciones de avance
- Competidores, objeciones y motivos de pérdida registrados
- Priorización de oportunidades según señales de interés
Proceso comercial y cotización
- Catálogo de productos, listas de precios y descuentos
- Cotizaciones, pedidos y aprobación de excepciones comerciales
- Flujo guiado que indica la siguiente acción recomendada
- Traspaso del pedido al ERP sin volver a capturarlo
Previsión y pipeline
- Previsión por vendedor, equipo, territorio y periodo
- Embudo por etapa, con antigüedad y probabilidad
- Metas y seguimiento de cumplimiento
- Tableros de dirección en Power BI sobre los datos del CRM
Productividad del vendedor
- Trabajo desde Outlook y Excel sin cambiar de herramienta
- Seguimiento de apertura e interacción con los correos enviados
- Secuencias de actividades y recordatorios automáticos
- Aplicación móvil con acceso a la información del cliente en la calle
- Trabajo sin conexión con sincronización posterior
Inteligencia y Copilot
- Resumen de la cuenta y de la oportunidad antes de la reunión
- Redacción asistida de correos de seguimiento
- Recomendación de la siguiente mejor acción
- Alertas sobre oportunidades en riesgo por falta de actividad
Configuración y gobierno
- Adaptación del proceso comercial sin desarrollo, con editor visual
- Permisos por territorio, equipo y jerarquía
- Reglas de duplicados y calidad de datos
- Auditoría de cambios sobre cuentas y oportunidades
Resultados y KPIs
Previsión comercial defendible
Con etapas, criterios y actividad registrada, la previsión deja de ser una opinión y pasa a tener evidencia detrás. La mejora se mide comparando lo previsto con lo cerrado a lo largo de varios periodos.
Indicadores sugeridos
- Desviación entre la previsión y el cierre real
- Valor del pipeline por etapa
- Antigüedad promedio de las oportunidades abiertas
- Tasa de conversión por etapa
Relaciones que pertenecen a la empresa
El historial de cada cuenta queda en el sistema. Un cambio en el equipo comercial deja de significar empezar de nuevo con el cliente.
Indicadores sugeridos
- Cuentas con historial de interacción registrado
- Tiempo de incorporación de un vendedor nuevo
- Clientes activos por vendedor
Ciclo de venta más corto y ordenado
El proceso guiado y los recordatorios reducen los tiempos muertos entre etapas, que es donde se pierden la mayoría de las oportunidades.
Indicadores sugeridos
- Duración del ciclo de venta
- Oportunidades sin actividad en el plazo definido
- Tiempo de respuesta a un prospecto nuevo
Ventas conectadas con la operación
El vendedor ve crédito, inventario e historial antes de comprometerse, y el pedido llega al ERP sin volver a capturarse. Se prometen menos cosas imposibles y se factura antes.
Indicadores sugeridos
- Pedidos con corrección posterior
- Tiempo entre el cierre y la facturación
- Ventas a clientes con cartera vencida
Cómo trabaja BETABOX
Diagnóstico del proceso comercial
Revisamos cómo vende hoy su empresa, qué etapas existen realmente y qué información necesita la dirección para decidir. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
Diseño del proceso antes de la herramienta
Definimos etapas, criterios de avance, reglas de asignación y qué se le exige registrar a un vendedor. Un CRM que copia el desorden actual no cambia el resultado.
Configuración e integración
Configuramos el proceso en Dynamics 365 Sales, lo conectamos con Outlook y Teams y lo integramos con Business Central o con su ERP para compartir clientes, precios e inventario.
Migración de la información comercial
Consolidamos clientes, contactos y oportunidades dispersos en hojas de cálculo y correos, depuramos duplicados y establecemos las reglas de calidad de datos.
Adopción centrada en el vendedor
Capacitamos mostrando qué gana quien lo usa: menos trabajo administrativo, mejor contexto antes de cada reunión y seguimiento que no depende de la memoria. Es la única forma de que el registro se mantenga.
Medición y ajuste
Revisamos los indicadores acordados con la dirección comercial y ajustamos el proceso. Un CRM sin revisión periódica se degrada en pocos meses.
Integraciones
- Dynamics 365 Business Central: clientes, productos, precios, inventario y pedidos
- Microsoft 365: Outlook, Teams, Excel y SharePoint
- Power BI para tableros comerciales de dirección
- Power Automate para aprobaciones de descuento y alertas
- Copilot para resúmenes y redacción asistida
- Dynamics 365 Customer Service para continuidad entre la venta y la posventa
- Sitios web y formularios de captación mediante integración de prospectos
- Sistemas de terceros mediante API y conectores estándar
Seguridad, gobierno y adaptación local
- Acceso a la información comercial
- Permisos por territorio, equipo y jerarquía: cada persona ve lo que le corresponde. La información del cliente es un activo de la empresa y se administra como tal.
- Calidad de los datos
- Reglas de duplicados, campos obligatorios por etapa y depuración periódica. Un CRM con datos sucios produce previsiones sucias.
- Protección de datos personales
- Definimos políticas de retención, consentimiento y tratamiento de los datos de contacto que su empresa registra. Los requisitos legales aplicables en cada país se validan con su asesoría legal.
- Seguridad de la plataforma
- Identidad con Microsoft Entra ID, segundo factor, registro de auditoría y controles de seguridad de la nube de Microsoft sobre la que opera Dynamics 365.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es Microsoft Dynamics 365 Sales?
- Es la aplicación de CRM de Microsoft orientada a equipos comerciales. Gestiona prospectos, oportunidades, cotizaciones, previsión y actividad comercial, con integración nativa con Outlook, Excel, Teams y el resto del ecosistema Microsoft.
- ¿En qué se diferencia del CRM incluido en Business Central?
- Business Central incluye gestión de contactos, oportunidades y campañas, suficiente para un equipo comercial pequeño con un proceso simple. Dynamics 365 Sales aporta proceso guiado, previsión estructurada, secuencias de actividad y capacidades de inteligencia. En el diagnóstico evaluamos cuál corresponde a su operación.
- ¿Se integra con nuestro ERP?
- Sí. Con Business Central la integración es nativa y comparte clientes, productos, precios, inventario y pedidos. Con otros sistemas la resolvemos mediante API o servicios de integración, definiendo qué información se comparte y en qué dirección.
- ¿Cómo logramos que el equipo comercial realmente lo use?
- Diseñando el registro alrededor de lo que le sirve al vendedor y no solo de lo que quiere ver la gerencia: contexto del cliente antes de la reunión, seguimiento automático y menos trabajo administrativo. También acotando lo obligatorio a lo que de verdad se usa para decidir.
- ¿Podemos probarlo antes de decidir?
- Microsoft ofrece versiones de evaluación del producto y nosotros podemos preparar un entorno con su proceso y una muestra de sus datos para que el equipo lo vea en su propio contexto. Le confirmamos las condiciones vigentes de la evaluación al momento de solicitarla.
- ¿Cuánto cuestan las licencias?
- Microsoft ofrece varios niveles de licencia con capacidades distintas de automatización, inteligencia y personalización. El precio depende del nivel, del número de usuarios y de las condiciones vigentes en su país: le preparamos una cotización con la combinación que corresponde a su operación.
- ¿Incluye Copilot?
- Dynamics 365 Sales incorpora capacidades de Copilot para resumir cuentas y oportunidades, redactar seguimiento y sugerir la siguiente acción. Su disponibilidad depende del nivel de licencia contratado y lo revisamos con usted al definir el licenciamiento.
- ¿Sirve para equipos que trabajan fuera de la oficina?
- Sí. La aplicación móvil permite consultar la información del cliente, registrar la visita y actualizar la oportunidad desde el teléfono o la tableta, incluso sin conexión, sincronizando cuando se recupera la señal.
¿Con qué evidencia sustenta hoy su previsión de ventas?
Solicite una evaluación de su proceso comercial. Revisamos cómo vende su empresa, qué información falta para decidir y cómo ordenarla. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
Contacto
Solicite un diagnóstico gratuito
Cuéntenos qué necesita su empresa y un asesor de BETABOX le contactará para programar una llamada a su conveniencia. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
- +1 (754) 209-2071