Su inventario son las horas de su gente, y hoy no sabe cuánto valen

De la propuesta al proyecto

La propuesta se arma en un documento, el contrato en otro y el proyecto se abre en el sistema con una estructura distinta a la que se cotizó. Comparar lo vendido con lo ejecutado obliga a rehacer el trabajo a mano.

Presupuesto y control de avance

El presupuesto se congela al inicio y se revisa al final. Las ampliaciones de alcance se acuerdan por correo y no quedan reflejadas ni en el presupuesto ni en la facturación, así que terminan absorbidas por la firma.

Planificación de recursos

La asignación de personas se negocia entre socios y jefes de proyecto sin una vista única de disponibilidad. Conviven equipos saturados con perfiles subutilizados, y la decisión de contratar se toma sin datos de carga.

Registro de tiempo y gastos

Las horas se cargan al final de la semana o del mes, desde la memoria. Los gastos reembolsables se pierden entre correos y recibos, y una parte simplemente no llega a facturarse al cliente.

Compras y subcontratación

Las compras asociadas a un proyecto, incluidos los honorarios de terceros y subcontratistas, se aprueban fuera del sistema y llegan al costo del proyecto con semanas de retraso.

Facturación y cobranza

Facturar por hito, por avance, por horas o con anticipos exige rehacer cálculos cada mes. La demora en emitir alarga el ciclo de cobro y tensiona el flujo de caja de la firma.

Rentabilidad por proyecto, cliente y práctica

El estado de resultados muestra el total de la firma, pero no qué proyecto, qué cliente ni qué línea de servicio aportó o destruyó margen. Sin ese detalle, la decisión de qué trabajo aceptar se toma a ciegas.

Confidencialidad y control de la información

En firmas legales y de consultoría la información del cliente está repartida entre correos, carpetas locales y unidades compartidas, sin una política clara de acceso, retención ni separación entre asuntos.

Socios y dirección general

Ven qué proyectos, clientes y líneas de servicio sostienen el margen de la firma y cuáles lo consumen. La decisión de aceptar un encargo, de ajustar tarifas o de abrir una nueva práctica se apoya en el histórico real de ejecución.

Dirección financiera (CFO)

Reconoce ingresos según el avance real del proyecto, controla el trabajo ejecutado aún no facturado y sigue la cartera por cobrar desde el mismo sistema donde se registran las horas. El cierre deja de depender de consolidar hojas de cálculo de cada práctica.

Dirección de operaciones y gerencia de proyectos

Planifica asignaciones con una vista única de disponibilidad por perfil, sigue el consumo de presupuesto contra el avance y detecta la desviación mientras todavía hay margen de acción. Las ampliaciones de alcance quedan registradas como parte del proyecto.

Equipos y responsables de práctica

Registran tiempo y gastos en pocos pasos desde el navegador o el teléfono y consultan el estado de sus proyectos sin pedir reportes. La conversación con el cliente se apoya en datos de avance, no en apreciaciones.

Administración y facturación

Genera facturas a partir de lo aprobado en el sistema, con el detalle que el cliente exige y sin recalcular. Los gastos reembolsables se trasladan al cliente porque quedaron asociados al proyecto desde el origen.

Tecnología de la información (TI)

Administra identidades, accesos y retención de información en la nube de Microsoft, con permisos por proyecto o por asunto. Reduce el número de herramientas sueltas que hoy guardan información sensible de clientes.

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   Capa de negocio (ERP): Dynamics 365 Business Central concentra finanzas, proyectos, recursos, compras, ventas y facturación. Es el registro maestro de clientes, contratos, presupuestos, horas y costos.

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   Capa de datos y analítica: Power BI consolida utilización, margen por proyecto y cartera en un modelo gobernado, con una definición única por indicador y acceso segmentado por práctica.

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   Capa de colaboración: Microsoft 365, Teams y SharePoint alojan el trabajo del equipo y la documentación de cada proyecto o asunto, con permisos alineados a quién participa en él.

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   Capa de automatización: Power Platform habilita aprobaciones de tiempo, gastos y compras, y formularios de captura, sin crear sistemas paralelos al ERP.

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   Capa comercial: Dynamics 365 Sales para el seguimiento de oportunidades y propuestas, de modo que lo vendido y lo ejecutado compartan la misma estructura desde el inicio.

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   Capa de seguridad y gobierno: identidad y acceso condicional en Microsoft Entra, clasificación y retención de la información del cliente, y registro de auditoría, algo especialmente relevante en firmas legales sujetas a deberes de confidencialidad.

Casos de éxito en proceso de autorización.

¿Business Central sirve para una firma que no maneja inventario?

Sí. Business Central incluye gestión de proyectos, recursos, tiempo, compras y facturación, que es el núcleo de una empresa de servicios. En estas implementaciones el módulo de inventario queda en un papel menor o directamente no se usa, y el esfuerzo se concentra en la estructura de proyecto, las tarifas y las reglas de facturación.

¿Puede facturar por hitos, por avance y por tiempo y materiales?

Sí. Las tres modalidades, junto con los anticipos y los gastos reembolsables, se configuran según cómo contrata su firma. Lo importante es definirlas en la etapa de diseño con sus contratos reales a la vista, incluidos los casos mixtos, que suelen ser los que generan retrabajo al facturar.

¿Cómo logro que el equipo cargue las horas?

Con un registro simple, accesible desde el navegador o el teléfono, con la lista de proyectos filtrada a los que cada persona tiene asignados, y con una aprobación que cierre el ciclo. Además se mide: el porcentaje de horas registradas dentro del plazo es uno de los indicadores que seguimos durante la adopción, porque de él depende todo lo demás.

Somos una firma legal, ¿esto reemplaza mi sistema de gestión de asuntos?

No necesariamente. Business Central cubre la gestión económica del asunto (presupuesto, tiempo, gastos, facturación y rentabilidad) y puede convivir con un sistema especializado de gestión documental o de expedientes mediante integración. La decisión de reemplazar o integrar se toma en el diagnóstico, según lo que su sistema actual resuelva bien.

¿Cómo se protege la información confidencial de los clientes?

Con los controles de la nube de Microsoft: identidad y acceso condicional, permisos por proyecto o asunto, clasificación y etiquetado de la información, políticas de retención y registro de auditoría. El diseño de accesos y retención forma parte del proyecto y se define con su equipo legal o de cumplimiento.

¿Se integra con las herramientas que ya usamos?

Business Central es nativo con Microsoft 365, Teams y Outlook, y expone APIs estándar para integrarse con sistemas de gestión documental, plataformas de firma electrónica o herramientas sectoriales. Cada integración se define con un contrato de datos claro para evitar que el mismo dato se mantenga en dos lugares.

¿Cuánto tarda una implementación?

Depende del número de prácticas, de la complejidad de sus esquemas de facturación y del estado de la información que se migra. No publicamos plazos genéricos: el diagnóstico gratuito entrega un cronograma por fases con los supuestos declarados.