Optimización de licenciamiento
Pague por lo que su empresa realmente usa
Revisamos sus suscripciones de Microsoft 365, Dynamics 365 y Azure, comparamos lo contratado con el uso efectivo y con las funciones que cada rol necesita, y le entregamos un plan de ajuste priorizado: qué consolidar, qué cambiar de plan, qué liberar y qué conviene mantener aunque hoy se use poco.
Cuándo se activa este servicio
- Nadie ha revisado el licenciamiento desde que se contrató
- La suscripción se renueva sola año tras año mientras la plantilla, los roles y la operación cambiaron por completo.
- Paga licencias de personal que ya no está
- Las altas se gestionan con rapidez porque alguien las necesita; las bajas no, porque nadie las reclama. La factura crece en una sola dirección.
- Todo el mundo tiene el mismo plan
- El personal de planta, que solo necesita correo y un formulario, tiene el mismo plan que la dirección financiera. O al revés: quien necesita capacidades avanzadas trabaja con un plan que no se las da.
- El consumo de Azure sube y nadie explica por qué
- Hay recursos encendidos sin uso, entornos de prueba que nadie apagó y dimensionamientos heredados de una migración. La factura llega sin responsable asignado.
- Va a renovar y quiere negociar con datos
- La renovación se acerca y necesita llegar con un inventario real de uso en la mano, no con la propuesta del proveedor como único punto de partida.
Resultado esperado
Un licenciamiento alineado con el uso real y sostenible en el tiempo
Usted obtiene visibilidad completa de lo que tiene contratado, de lo que efectivamente se usa y de la diferencia entre ambos, expresada por área y por rol. El plan de ajuste indica qué liberar, qué reasignar, qué cambiar de plan y qué conviene mantener, con el efecto funcional de cada decisión declarado. Y queda establecido un procedimiento de revisión periódica para que la diferencia no vuelva a abrirse.
Alcance y entregables
- Inventario completo de suscripciones y licencias contratadas en Microsoft 365, Dynamics 365 y Azure, con su fecha de renovación.
- Análisis del uso real por licencia y por usuario, contrastado con lo contratado.
- Mapa de necesidades por rol: qué funciones requiere realmente cada tipo de puesto en su empresa.
- Detección de licencias sin asignar, asignadas a cuentas inactivas, duplicadas o sobredimensionadas.
- Revisión del consumo de Azure: recursos sin uso, entornos ociosos, dimensionamiento y oportunidades de compromiso de uso o de beneficio por licencias existentes.
- Plan de ajuste priorizado, con el efecto funcional y el riesgo de cada cambio declarados.
- Recomendación sobre la estructura de contratación y el calendario de renovaciones.
- Revisión del cumplimiento de las condiciones de uso de los productos contratados.
- Procedimiento de gobierno: altas, bajas, reasignación y revisión periódica con responsables definidos.
- Informe ejecutivo con las decisiones recomendadas y el orden en que conviene ejecutarlas.
Etapas de trabajo
Inventario
Levantamos todo lo contratado en Microsoft 365, Dynamics 365 y Azure, incluidos los complementos y las suscripciones contratadas por áreas al margen de TI, que suelen ser las que nadie tiene en el radar.
Análisis de uso real
Comparamos lo contratado con el uso efectivo a partir de los informes de la propia plataforma: última actividad por usuario, capacidades utilizadas y recursos de Azure realmente consumidos.
Necesidades por rol
Definimos con usted qué necesita cada tipo de puesto. Una licencia poco usada no siempre sobra: puede ser un problema de adopción. Esa distinción es clave para no recortar donde el problema es otro.
Plan de ajuste
Ordenamos las acciones por impacto y riesgo: liberar, reasignar, cambiar de plan, consolidar o mantener. Cada recomendación indica qué pierde y qué gana la empresa si se ejecuta.
Ejecución acompañada
Si lo solicita, acompañamos la ejecución de los cambios en las fechas de renovación correspondientes, verificando que ningún usuario pierda una capacidad que necesita para trabajar.
Gobierno y revisión periódica
Dejamos establecido el procedimiento de altas, bajas y reasignación, con responsables y una revisión periódica, para que la diferencia entre lo contratado y lo usado no vuelva a crecer sin control.
Responsabilidades
Su empresa
- Proveer acceso de lectura a los portales de administración de Microsoft 365, Dynamics 365 y Azure.
- Compartir los contratos, acuerdos y fechas de renovación vigentes, incluidos los gestionados por otras áreas.
- Facilitar el organigrama y la descripción de los roles para el mapa de necesidades.
- Confirmar qué cuentas corresponden a personal activo, a servicios o a terceros.
- Decidir y aprobar los cambios de licenciamiento y asumir su ejecución ante el proveedor correspondiente.
- Designar al responsable del procedimiento de altas, bajas y revisión periódica.
BETABOX
- Levantar el inventario completo de suscripciones y analizar el uso real.
- Construir el mapa de necesidades por rol junto con las áreas de negocio.
- Identificar las diferencias entre lo contratado y lo usado, y cuantificarlas.
- Entregar el plan de ajuste priorizado, declarando el efecto funcional y el riesgo de cada cambio.
- Señalar cuándo una licencia poco usada indica un problema de adopción y no un exceso de contratación.
- Acompañar la ejecución de los cambios cuando se solicite y verificar que nadie pierda capacidades necesarias.
- Dejar establecido el procedimiento de gobierno y la revisión periódica.
Qué incluye
Qué incluye
- Inventario de suscripciones y análisis del uso real.
- Mapa de necesidades por rol.
- Revisión del consumo de Azure y del dimensionamiento de recursos.
- Plan de ajuste priorizado con efecto funcional y riesgo declarados.
- Revisión del cumplimiento de las condiciones de uso de los productos contratados.
- Procedimiento de gobierno de altas, bajas y revisión periódica.
- Informe ejecutivo de recomendaciones.
Qué no incluye
- Compra, renovación o cancelación de licencias: las ejecuta su empresa con el proveedor correspondiente.
- Negociación contractual en su nombre ante Microsoft o ante un distribuidor.
- Auditoría formal de licenciamiento con validez legal ante el fabricante.
- Asesoría fiscal, contable o legal sobre los contratos de suscripción.
- Licenciamiento de productos de terceros ajenos al ecosistema Microsoft.
- Implementación de las capacidades subutilizadas: es objeto del servicio de adopción y gestión del cambio.
- Optimización técnica de arquitectura en Azure más allá del dimensionamiento: se trata como proyecto de migración o modernización.
Criterios de éxito
- Descenso de la diferencia entre licencias contratadas y licencias efectivamente en uso, medido frente al inventario inicial.
- Ninguna licencia asignada a cuentas de personal desvinculado o a cuentas inactivas, verificable en la revisión periódica.
- Cada tipo de puesto opera con el plan que corresponde a sus funciones, según el mapa de necesidades aprobado.
- Descenso del consumo de recursos de Azure identificados como ociosos o sobredimensionados, medido contra el período anterior.
- Las renovaciones se ejecutan sobre un inventario revisado y no por continuidad automática.
- El procedimiento de altas y bajas se aplica con responsable asignado y sin excepciones pendientes.
- Ningún usuario pierde una capacidad necesaria para su trabajo como consecuencia de los ajustes.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto podemos ahorrar?
- Depende por completo de su punto de partida: cuántas licencias hay sin asignar, cuánta rotación de personal hubo sin gestionar las bajas, qué tan ajustados están los planes a cada rol y cuánto consumo de Azure corresponde a recursos ociosos. No publicamos porcentajes de ahorro porque cualquier cifra general sería una promesa sin base. Al terminar el inventario y el análisis de uso, el plan indica el efecto esperado de cada acción sobre su propia factura.
- ¿Optimizar significa recortar licencias?
- No siempre. En algunos casos el ajuste consiste en subir de plan a quienes necesitan capacidades que hoy no tienen, y que están resolviendo con herramientas externas o con trabajo manual. Optimizar es alinear lo contratado con lo que cada rol necesita: a veces eso reduce el costo y a veces lo redistribuye para obtener más valor del mismo presupuesto.
- ¿Cómo saben qué se usa y qué no?
- A partir de los informes de administración de las propias plataformas de Microsoft: última actividad por usuario, capacidades efectivamente utilizadas, licencias asignadas y sin asignar, y consumo de recursos en Azure. No instalamos software de vigilancia sobre los equipos del personal ni revisamos el contenido del trabajo de nadie: el análisis se basa en datos agregados de uso de servicios.
- Si una licencia se usa poco, ¿hay que quitarla?
- No necesariamente, y esta es la distinción más importante del servicio. Una capacidad poco usada puede indicar un exceso de contratación o un problema de adopción. Si la capacidad es valiosa y nadie la conoce, quitarla resuelve la factura y agrava el problema de fondo. Por eso el informe separa ambos casos y, cuando corresponde, deriva al trabajo de adopción en lugar de recomendar el recorte.
- ¿Nos venden ustedes las licencias?
- La revisión se entrega como servicio de análisis, y la compra o renovación la ejecuta su empresa con el proveedor que elija. El informe indica qué conviene ajustar y por qué, con el efecto funcional de cada cambio declarado, de modo que usted pueda negociar o decidir con datos propios. No publicamos precios de licencias: la cotización siempre responde a un alcance concreto.
- ¿Con qué frecuencia conviene revisar el licenciamiento?
- Como mínimo antes de cada renovación, y adicionalmente cuando ocurre un cambio relevante: una incorporación o reducción significativa de personal, la apertura de una sede, una migración a la nube o la implementación de un nuevo sistema. Entre revisiones, lo que sostiene el resultado es el procedimiento de altas y bajas con responsable asignado; sin él, la diferencia vuelve a abrirse en pocos meses.
¿Sabe cuántas licencias está pagando sin usar?
Solicite la revisión de su licenciamiento. Levantamos el inventario, lo comparamos con el uso real y le entregamos un plan de ajuste priorizado, con el efecto de cada decisión declarado antes de ejecutarla.
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