Automatización de procesos
Menos trabajo manual, más control sobre lo que ocurre
Mapeamos el proceso de punta a punta y automatizamos donde realmente se recupera tiempo y se reduce el error: aprobaciones, conciliaciones, captura en planta o en ruta, generación de documentos e intercambio entre sistemas. Construido sobre Microsoft Power Platform y conectado al ERP y a Microsoft 365 que ya utiliza.
Cuándo se activa este servicio
- Tareas repetitivas que consumen horas cada semana
- Copiar datos entre sistemas, armar el mismo informe a mano cada mes, revisar aprobaciones una por una y perseguir firmas por correo.
- Procesos que viven en el correo y en hojas de cálculo sueltas
- Nadie tiene visibilidad completa del proceso porque está repartido entre bandejas de entrada y archivos personales. Cuando alguien falta, el proceso se detiene.
- Aprobaciones lentas que frenan la operación
- Una compra, un anticipo o una nota de crédito esperan días porque el flujo depende de que la persona correcta abra el correo correcto.
- La captura en campo o en planta llega tarde y con errores
- Inventarios, mantenimientos, inspecciones de calidad o entregas se anotan en papel y se digitan después, cuando ya no se pueden corregir a tiempo.
- Falta trazabilidad para auditar lo que pasó
- No hay registro de quién aprobó qué, cuándo y con qué información a la vista. Cada auditoría se convierte en una reconstrucción manual.
Resultado esperado
Procesos que se ejecutan solos y dejan rastro
El proceso deja de depender de que alguien recuerde hacerlo: se dispara por un evento, aplica las mismas reglas cada vez, notifica a quien corresponde y registra cada paso. Su equipo pasa de ejecutar tareas a atender excepciones, los errores de captura se reducen porque las validaciones ocurren en el momento del registro, y cualquier auditoría se responde consultando el historial en lugar de reconstruirlo.
Alcance y entregables
- Mapa del proceso actual con sus excepciones, tiempos y puntos de fricción reales, no la versión teórica del manual.
- Diseño del proceso automatizado: disparadores, reglas de negocio, rutas de aprobación, notificaciones y tratamiento de excepciones.
- Aplicaciones construidas en Power Apps para captura en campo, planta o ruta, con validaciones, trabajo sin conexión y firma cuando se requiera.
- Flujos en Power Automate para aprobaciones, generación de documentos, notificaciones y sincronización entre sistemas.
- Integraciones con Business Central, Microsoft 365, SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse y sistemas de terceros según el alcance.
- Tableros en Power BI con los indicadores del proceso automatizado: volumen, tiempos de ciclo, excepciones y cumplimiento.
- Modelo de gobierno de Power Platform: ambientes por etapa, políticas de prevención de pérdida de datos y roles de administración.
- Documentación del proceso, manual por rol y procedimiento de soporte para su equipo.
Etapas de trabajo
Descubrimiento y priorización
Mapeamos los procesos candidatos, estimamos el trabajo manual que consume cada uno y los ordenamos por impacto frente a esfuerzo. Se empieza por un proceso de alto impacto y alcance acotado, no por el más complejo.
Diseño del proceso objetivo
Definimos cómo debe funcionar: qué lo dispara, qué reglas aplica, quién aprueba qué, qué ocurre con las excepciones y dónde quedan los datos. Automatizar un proceso desordenado solo produce desorden más rápido.
Prototipo y validación
Construimos una versión funcional y la probamos con los usuarios reales sobre casos reales. Los ajustes de fondo se hacen aquí, cuando todavía son baratos.
Construcción e integración
Desarrollamos la solución completa, conectada a los sistemas que ya utiliza, con las validaciones, los permisos y el registro de auditoría definidos. Nada reemplaza a su ERP: la automatización se apoya en él.
Piloto y puesta en marcha
Salimos en vivo con un grupo acotado, medimos el comportamiento real, corregimos y extendemos al resto. Capacitamos por rol y dejamos el material de consulta.
Medición y escalamiento
Comparamos los indicadores contra la línea base tomada antes de automatizar y decidimos con datos si se ajusta, se extiende a otras áreas o se pasa al siguiente proceso.
Responsabilidades
Su empresa
- Designar al dueño del proceso, con autoridad para decidir reglas, rutas de aprobación y excepciones.
- Facilitar el acceso a los usuarios que ejecutan el proceso hoy para el levantamiento y las pruebas.
- Definir y aprobar las reglas de negocio, incluidos los límites de monto y las excepciones admitidas.
- Proveer los accesos y las licencias de Power Platform y Microsoft 365 necesarias.
- Registrar la línea base de tiempos y volúmenes antes de automatizar, para poder medir el resultado.
- Comunicar internamente el cambio y sostener el uso del nuevo proceso tras la puesta en marcha.
BETABOX
- Mapear el proceso actual con sus excepciones reales y documentarlo.
- Proponer el diseño del proceso objetivo y advertir cuando convenga corregir el proceso antes de automatizarlo.
- Construir las aplicaciones, los flujos, las integraciones y los tableros acordados.
- Configurar el gobierno de Power Platform: ambientes, políticas de datos y permisos.
- Probar los escenarios de error y dejar el mecanismo de alerta y reproceso operativo.
- Capacitar por rol y entregar la documentación y el procedimiento de soporte.
- Medir los indicadores del proceso contra la línea base y presentar el resultado.
Qué incluye
Qué incluye
- Mapeo del proceso actual y diseño del proceso objetivo.
- Construcción de las aplicaciones, los flujos y las integraciones definidos en el alcance.
- Tableros de indicadores del proceso automatizado.
- Configuración del gobierno de Power Platform para los ambientes incluidos.
- Pruebas con usuarios, piloto acompañado y puesta en marcha.
- Capacitación por rol y documentación del proceso.
- Acompañamiento durante el período de estabilización acordado.
Qué no incluye
- Licencias de Power Platform, Microsoft 365 y consumo de servicios de Azure: se contratan aparte.
- Rediseño organizativo, cambios de estructura o de política interna de aprobaciones.
- Digitalización masiva de archivos en papel previos al proyecto.
- Automatización de procesos que dependan de sistemas de terceros sin interfaz disponible, mientras el tercero no la habilite.
- Mantenimiento evolutivo posterior a la entrega, salvo que se contrate soporte administrado.
- Dispositivos móviles, lectores de códigos, impresoras de etiquetas y conectividad en planta.
- Procesos no incluidos en el alcance acordado, aunque surjan durante el levantamiento.
Criterios de éxito
- Reducción del tiempo de ciclo del proceso automatizado, medida frente a la línea base registrada antes del proyecto.
- Reducción de los errores de captura detectados en el proceso, comparada con el período equivalente anterior.
- Proporción de solicitudes que se completan sin intervención manual, sostenida en el tiempo.
- Las aprobaciones quedan registradas con responsable, fecha e información a la vista, verificable en el historial.
- Ninguna parte del proceso incluido en el alcance sigue ejecutándose por correo u hojas de cálculo paralelas.
- Los usuarios ejecutan el proceso en la nueva herramienta sin asistencia al terminar la estabilización.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Qué procesos se pueden automatizar?
- Cualquier proceso con pasos repetibles y reglas que se puedan expresar: aprobaciones de compras, gastos y descuentos; conciliaciones; generación y envío de documentos; captura de inventarios, mantenimientos e inspecciones; altas de personal o de clientes; y el intercambio de información entre sistemas. Cuanto más claras sean las reglas y las excepciones, mejor resultado da la automatización.
- ¿Tenemos que cambiar nuestro sistema actual?
- No. La automatización se construye sobre los sistemas que ya utiliza y los conecta. Si opera con Business Central, la integración usa las API estándar del producto; si mantiene otros sistemas, se evalúa la vía de integración disponible para cada uno. El objetivo es eliminar el paso manual que hoy hace de puente, no reemplazar su ERP.
- ¿Qué licencias necesitamos?
- Depende de lo que se construya y de quiénes lo usen. Buena parte de los escenarios se cubre con las capacidades incluidas en Microsoft 365, y otros requieren licencias específicas de Power Apps, Power Automate o Power BI. Durante el diseño le indicamos el mínimo necesario y las alternativas, para que decida con el costo a la vista. Las licencias las contrata su empresa.
- ¿Quién mantiene la solución después?
- Puede quedar con su equipo o con nosotros. Entregamos documentación, manual por rol y el procedimiento de soporte, y podemos capacitar a su personal para que administre y ajuste los flujos. Si prefiere no depender de perfiles técnicos internos, el mantenimiento se contrata como soporte administrado, con validación de la solución frente a las actualizaciones de la plataforma.
- ¿Conviene empezar con un proceso pequeño?
- Sí. Recomendamos comenzar con un proceso de alto impacto y alcance acotado: entrega resultados medibles pronto, permite validar las reglas de gobierno y genera el aprendizaje que hace más barata la siguiente automatización. Intentar automatizar toda la operación de una vez suele terminar en un proyecto largo sin resultados visibles.
- ¿Cómo se mide si la automatización funcionó?
- Definimos los indicadores antes de empezar y registramos la línea base: tiempo de ciclo del proceso, número de excepciones, errores de captura y proporción de casos que se completan sin intervención manual. Al terminar el piloto comparamos contra esa línea base. Si un proceso no muestra mejora, se ajusta o se revisa la decisión de automatizarlo.
- ¿Qué pasa con la seguridad de los datos?
- La solución se construye dentro de su propio entorno de Microsoft 365, con la identidad corporativa de Microsoft Entra ID, permisos por rol y las políticas de prevención de pérdida de datos que se definan. Configuramos ambientes separados para desarrollo, pruebas y producción, de modo que nadie trabaje directamente sobre los datos reales durante la construcción.
¿Cuánto tiempo dedica su equipo a tareas repetitivas?
Cuéntenos qué proceso le está costando más horas de las que debería. Lo mapeamos con usted, le decimos qué se puede automatizar, qué conviene corregir antes y qué resultado puede esperar.
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