Implementación
Su ERP en producción, sin detener la operación
Llevamos a su empresa desde el sistema actual hasta Microsoft Dynamics 365 Business Central funcionando: alcance acordado por escrito, configuración por proceso, migración de datos conciliada, pruebas firmadas por cada área y acompañamiento en la salida en vivo y el primer cierre contable.
Cuándo se activa este servicio
- El cierre contable depende de hojas de cálculo
- La contabilidad se arma consolidando archivos que cada área mantiene por su cuenta. Nadie puede afirmar que el saldo que ve hoy sea el saldo real, y el cierre se convierte en una reconstrucción mensual.
- Opera sobre Dynamics GP, NAV o AX y el sistema ya no evoluciona
- Su ERP sigue funcionando, pero las versiones quedaron congeladas, las personalizaciones dificultan cualquier actualización y el conocimiento del sistema está en pocas personas.
- La empresa creció y cada sede o unidad tiene su propio sistema
- Consolidar resultados exige conciliar catálogos, monedas y criterios distintos. La dirección recibe la información cuando ya no sirve para decidir.
- No hay trazabilidad de inventario ni de costos
- El inventario contable no coincide con el físico, el costo del producto se estima y las diferencias se descubren en el conteo, no en el momento en que se producen.
- Un proyecto de ERP anterior se detuvo o quedó a medias
- Se configuraron módulos que nadie usa, la migración nunca se completó y la operación volvió a los procesos manuales. Necesita retomar con un alcance realista y responsabilidades claras.
Resultado esperado
Business Central en producción y su operación corriendo sobre él
Al cierre del proyecto su empresa registra compras, ventas, inventario y contabilidad dentro de Business Central; los saldos están conciliados contra el sistema anterior; cada rol sabe ejecutar su proceso, y existe documentación de la configuración y un servicio de soporte al que escalar. No entregamos un ambiente configurado a la espera de que alguien lo adopte: entregamos la operación funcionando dentro del sistema.
Alcance y entregables
- Documento de alcance con los procesos incluidos por área: finanzas, compras, ventas, inventario, proyectos, almacén, servicio y manufactura cuando aplique.
- Análisis de brechas (fit-gap) entre sus procesos y el estándar de Business Central, con una decisión registrada para cada brecha: adaptar el proceso, configurar o desarrollar.
- Ambiente de Business Central configurado: plan de cuentas, dimensiones, series de numeración, almacenes, listas de precios y flujos de aprobación.
- Plan de migración y carga de datos maestros y saldos de apertura, con acta de conciliación contra el sistema de origen.
- Desarrollos acordados entregados como extensiones en AL, con control de versiones y despliegue por ambientes.
- Integraciones acordadas con los sistemas que su empresa conserva.
- Guiones de prueba por proceso y registro de la prueba de aceptación de usuario (UAT) firmada por el responsable de cada área.
- Capacitación por rol y material de consulta para el usuario final.
- Plan de salida en vivo con criterios de corte, ventana de conversión y plan de retorno al sistema anterior.
- Acta de cierre, documentación de configuración y traspaso formal al servicio de soporte.
Etapas de trabajo
Diagnóstico y alcance
Revisamos sus procesos actuales, el volumen de operación y los sistemas que se conservan. El resultado es un alcance escrito con los procesos incluidos, los supuestos y lo que queda fuera. Nada avanza sin ese documento aprobado.
Análisis funcional
Talleres por área para levantar el detalle de cada proceso y contrastarlo con el estándar de Business Central. Cada diferencia se registra como brecha y se decide si se adapta el proceso, se configura o se desarrolla.
Diseño de la solución
Definimos la estructura contable y de dimensiones, la parametrización por módulo, el modelo de datos maestros, las integraciones y las extensiones necesarias. El diseño se aprueba antes de construir.
Configuración, desarrollo y migración
Configuramos el ambiente, desarrollamos las extensiones aprobadas y ejecutamos cargas de datos sucesivas. Cada carga se concilia contra el origen y se corrige antes de la siguiente.
Pruebas y capacitación
Sus usuarios clave ejecutan los guiones de prueba sobre sus datos reales y firman la aceptación por proceso. En paralelo capacitamos por rol, de modo que quien aprueba una compra practique sobre el flujo que usará.
Salida en vivo y estabilización
Ejecutamos el corte según el plan acordado, acompañamos las primeras semanas de operación y el primer cierre contable, resolvemos los ajustes que aparecen y traspasamos el servicio a soporte con la documentación entregada.
Responsabilidades
Su empresa
- Designar un líder de proyecto con autoridad para decidir sobre procesos y alcance.
- Asignar un responsable por área funcional, con tiempo comprometido para talleres, pruebas y validaciones.
- Depurar y entregar los datos maestros (clientes, proveedores, artículos, saldos) en el formato y las fechas acordadas.
- Ejecutar y firmar las pruebas de aceptación antes de la salida en vivo.
- Aprobar por escrito cualquier cambio de alcance y asumir su efecto en plazo y esfuerzo.
- Contratar las licencias de Microsoft y los servicios de nube necesarios; BETABOX le asesora en la selección.
- Comunicar el proyecto internamente y sostener la decisión de operar en el nuevo sistema tras el corte.
BETABOX
- Dirigir el proyecto con plan de trabajo, registro de riesgos y reuniones de seguimiento periódicas con acta.
- Conducir los talleres de análisis y documentar el diseño funcional para su aprobación.
- Configurar Business Central y desarrollar las extensiones acordadas siguiendo las prácticas recomendadas de Microsoft.
- Preparar las plantillas de carga, ejecutar la migración y conciliar cada carga contra el sistema de origen.
- Construir los guiones de prueba y acompañar a sus usuarios durante la UAT.
- Capacitar por rol y acompañar la salida en vivo y el primer cierre contable.
- Entregar la documentación de configuración y traspasar el servicio al equipo de soporte.
Qué incluye
Qué incluye
- Configuración de los módulos y procesos definidos en el documento de alcance.
- Migración de datos maestros y saldos de apertura de los períodos acordados.
- Desarrollos y extensiones listados y aprobados en el alcance.
- Integraciones acordadas con los sistemas que su empresa conserva.
- Capacitación por rol para los usuarios clave y material de consulta.
- Acompañamiento durante la salida en vivo y el primer cierre contable.
- Documentación de configuración, guiones de prueba y acta de cierre.
Qué no incluye
- Licencias de Microsoft, capacidad de almacenamiento adicional y consumo de servicios de Azure: se contratan aparte.
- Migración del histórico transaccional completo más allá de los períodos acordados; se cotiza como alcance adicional.
- Rediseño de procesos de negocio previo a la implementación: es el objeto del servicio de diagnóstico de ERP.
- Depuración de los datos de origen: corrección de catálogos, eliminación de duplicados y normalización de códigos.
- Hardware, red, equipos de usuario final, impresoras y dispositivos de captura.
- Soporte continuo después del acta de cierre: se contrata como soporte administrado.
- Requerimientos solicitados después de aprobado el alcance, salvo que se acuerden por control de cambios.
Criterios de éxito
- El primer cierre contable se ejecuta íntegramente dentro de Business Central, con los saldos conciliados contra el sistema anterior.
- Reducción de los días de cierre contable medida frente a la línea base registrada al inicio del proyecto.
- Todos los guiones de prueba de los procesos del alcance quedan aprobados por el responsable de cada área.
- Los usuarios clave ejecutan su proceso sin asistencia durante el período de estabilización acordado.
- Inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar cuadran entre los módulos y la contabilidad general.
- Ningún proceso crítico del alcance sigue dependiendo de hojas de cálculo paralelas al cierre del proyecto.
- Descenso sostenido del número de incidencias abiertas por semana durante la estabilización.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo toma implementar Business Central?
- Depende del alcance: número de empresas y sedes, procesos incluidos, calidad de los datos de origen, integraciones y disponibilidad de su equipo. No comprometemos un plazo antes de tener el alcance definido, porque un plazo prometido sobre supuestos es la causa más común de que un proyecto de ERP se desvíe. En la propuesta recibirá un cronograma con hitos, dependencias y los supuestos sobre los que se sostiene.
- ¿Qué es la metodología Sure Step y cómo la aplican?
- Sure Step es el método estructurado por fases de Microsoft para proyectos Dynamics: diagnóstico, análisis, diseño, desarrollo, despliegue y operación, con entregables definidos y puntos de decisión entre fases. Lo usamos como marco de trabajo, no como promesa de resultado: ordena el proyecto, hace explícito qué se aprueba antes de avanzar y evita que el alcance crezca sin control. El resultado sigue dependiendo del alcance acordado y de la participación de su equipo.
- ¿Tenemos que cambiar nuestra forma de trabajar?
- En parte, sí. Durante el análisis de brechas comparamos cada proceso con el estándar de Business Central. Cuando el estándar resuelve la necesidad, recomendamos adaptar el proceso: es más barato de implementar, más fácil de mantener y no bloquea las actualizaciones del producto. Cuando el proceso es parte real de su diferencial competitivo o responde a una obligación externa, lo configuramos o lo desarrollamos como extensión. Esa decisión se toma con usted, caso por caso, y queda registrada.
- ¿Qué pasa con nuestra información histórica?
- Migramos datos maestros y saldos de apertura de los períodos que se acuerden en el alcance. El histórico transaccional completo rara vez conviene migrarlo: encarece el proyecto, arrastra errores del sistema anterior y suele consultarse pocas veces. La práctica habitual es conservar el sistema de origen en modo consulta durante el tiempo que su empresa necesite, o extraer el histórico a un repositorio de consulta. Si necesita el histórico dentro del ERP, se cotiza como alcance adicional.
- ¿Podemos implementar por fases en lugar de todo a la vez?
- Sí, y en operaciones con varias sedes o empresas suele ser lo recomendable. Se define una primera fase con el núcleo financiero y los procesos que sostienen la operación, y las fases siguientes incorporan áreas o sedes adicionales. La condición es que cada fase tenga su propio alcance, sus pruebas y su salida en vivo: fases abiertas en paralelo sin cierre formal son la forma más rápida de perder el control del proyecto.
- ¿Business Central cumple con los requisitos fiscales de mi país?
- Business Central se adapta a las obligaciones fiscales y contables de los países donde opera, y el alcance concreto se define durante el análisis según la normativa vigente en su país y la actividad de su empresa. En la etapa de diagnóstico levantamos qué obligaciones debe cubrir el sistema (documentos, impuestos, reportes y declaraciones) y las incorporamos al alcance. La validación final del cumplimiento corresponde a su asesor contable y fiscal.
- ¿Quién nos atiende después de la salida en vivo?
- El proyecto termina con un acta de cierre y un traspaso formal al servicio de soporte administrado, que incluye la documentación de configuración y el registro de desarrollos. A partir de ese momento las incidencias, los cambios menores y las actualizaciones se gestionan por el canal de soporte, con los tiempos comprometidos en su contrato de servicio.
Hablemos del alcance real de su implementación
Cuéntenos cómo opera hoy su empresa y qué la está frenando. Preparamos una propuesta con el alcance por proceso, las etapas, las responsabilidades de cada parte y los supuestos sobre los que se sostiene el cronograma.
Contacto
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