Logística y transporte
Mueve la carga, pero no sabe cuánto cuesta moverla
Los pedidos entran por varios canales, la ruta se arma con la experiencia del despachador, el comprobante de entrega llega días después y la factura espera por él. Mientras tanto, el costo de servir a cada cliente y a cada ruta es una estimación. Conectamos pedidos, operación, costos y facturación sobre Dynamics 365 Business Central, integrado con sus sistemas de transporte y almacén, para que cada servicio tenga un resultado conocido.
Mapa de procesos y dolores frecuentes
- Captura de pedidos y órdenes de servicio
- Los pedidos llegan por correo, teléfono y planillas de cliente, y alguien los transcribe. Cada transcripción es una oportunidad de error en dirección, cantidad o condición de servicio.
- Planificación de rutas y asignación
- La ruta se arma según la disponibilidad del día y el criterio del despachador, sin una vista integrada de compromisos, capacidad y costo. Los cambios de última hora no quedan registrados en ninguna parte.
- Costo por servicio, ruta y cliente
- Combustible, peajes, mantenimiento, terceros y horas del personal se registran en sistemas distintos y llegan al costo semanas después. El resultado por ruta o por contrato es una estimación, no un dato.
- Trazabilidad del envío y comprobante de entrega
- El estado del envío se consulta llamando al conductor. El comprobante de entrega viaja en papel, se extravía o llega tarde, y con él se retrasa la facturación y la resolución de reclamos.
- Almacén y operación de centros de distribución
- La recepción, el almacenamiento y la preparación se controlan con planillas. La exactitud del inventario del cliente en custodia depende de conteos manuales y las diferencias generan reclamos.
- Tarifas, acuerdos y facturación
- Las tarifas por cliente, ruta, peso o volumen viven en hojas de cálculo. Cada factura se arma a mano, los recargos y accesorios se olvidan y las diferencias terminan en notas de crédito.
- Flota, mantenimiento y activos
- El mantenimiento se hace cuando la unidad falla. No hay un costo de propiedad por vehículo ni una planificación preventiva ligada al uso real, así que las paradas no programadas desordenan la operación.
- Integraciones con clientes y sistemas especializados
- Cada cliente grande exige su propio formato de intercambio de información y cada sistema especializado tiene su propia base de datos. El resultado es un tejido de archivos y cargas manuales difícil de sostener.
Solución mínima recomendada
Empiece por el costo de servir y la facturación, no por el mapa
La base mínima recomendada es Business Central como núcleo de finanzas, compras, ventas y proyectos o servicios, con una estructura de costos por ruta, cliente o contrato, tarifas configuradas en el sistema y facturación conectada a lo que realmente se ejecutó. Con eso, el resultado por servicio deja de estimarse. La integración con sistemas de transporte, telemetría y almacén avanzado se suma después, sobre un modelo de costos ya definido.
- Dynamics 365 Business Central: finanzas, compras, ventas, inventario y control de costos por servicio, ruta o contrato
- Estructura de tarifas, acuerdos por cliente, recargos y servicios accesorios configurada en el sistema
- Gestión de almacén con ubicaciones, recepción, preparación y despacho para los centros de distribución propios
- Registro de costos operativos (combustible, peajes, terceros, mantenimiento) imputados a la ruta o al servicio que los originó
- Integración documentada con el sistema de gestión de transporte y, cuando exista, con telemetría y comprobante de entrega digital
- Power BI con costo por servir, nivel de servicio, utilización de flota y rentabilidad por cliente y ruta
Casos de uso por rol
- Dirección general
- Conoce qué clientes, rutas y líneas de servicio son rentables una vez incorporados todos los costos operativos, y negocia la renovación de contratos con datos en lugar de con percepciones.
- Dirección financiera (CFO)
- Obtiene costo real por servicio con apertura de sus componentes, controla el trabajo ejecutado pendiente de facturar y acorta el ciclo entre la entrega y la emisión de la factura, que es donde se atasca el flujo de caja.
- Operaciones y distribución (COO)
- Planifica con visibilidad de compromisos, capacidad y costo, sigue el estado de los envíos desde un solo lugar y sostiene la exactitud del inventario en los centros de distribución con conteos cíclicos.
- Dirección comercial y servicio al cliente
- Cotiza con el costo de servir a la vista, responde consultas de estado de envío con información del sistema y gestiona reclamos con la trazabilidad del servicio documentada.
- Mantenimiento y gestión de flota
- Programa mantenimiento preventivo según uso real, registra el costo por unidad y anticipa las paradas en lugar de reaccionar a las fallas.
- Tecnología de la información (TI)
- Reemplaza cargas manuales y archivos entre sistemas por integraciones documentadas hacia el sistema de transporte, la telemetría y los clientes, y administra identidades, accesos y respaldo en la nube de Microsoft.
Resultados y KPIs
Costo de servir conocido por ruta y por cliente
Imputar cada costo operativo al servicio que lo originó convierte la rentabilidad por cliente, ruta o contrato en un dato consultable y en un insumo real para renegociar tarifas.
Indicadores sugeridos
- Costo por servicio, por ruta y por cliente
- Margen por contrato y por línea de servicio
- Costo operativo sobre ingreso
- Participación del costo de terceros y subcontratación
Facturación más rápida y más limpia
Cuando la factura se genera a partir de lo ejecutado y aprobado en el sistema, el ciclo se acorta y las diferencias que terminaban en notas de crédito se reducen.
Indicadores sugeridos
- Días entre la entrega y la emisión de la factura
- Servicios ejecutados pendientes de facturar
- Notas de crédito sobre la facturación total
- Días de cartera por cobrar
Nivel de servicio sostenido
Con estado del envío y comprobante de entrega registrados en el sistema, el cumplimiento se mide y los reclamos se resuelven con evidencia en lugar de con llamadas.
Indicadores sugeridos
- Entregas a tiempo y completas (OTIF)
- Incidencias por cada mil envíos
- Tiempo de resolución de reclamos
- Comprobantes de entrega recibidos dentro del plazo definido
Flota y activos utilizados con criterio
Medir uso, costo y mantenimiento por unidad permite decidir sobre renovación, subcontratación y capacidad con evidencia.
Indicadores sugeridos
- Utilización de flota y de capacidad por viaje
- Paradas no programadas por unidad
- Costo de mantenimiento por unidad y por kilómetro recorrido
Arquitectura conceptual
Cómo se ordena el ecosistema Microsoft en una operación logística
El ERP actúa como sistema de registro económico de la operación: cada evento logístico relevante debe poder traducirse en un costo, un ingreso o un compromiso. Los sistemas especializados siguen haciendo lo suyo, pero conectados con contratos de datos definidos.
Capa de negocio (ERP): Dynamics 365 Business Central concentra finanzas, compras, ventas, inventario, servicios y costos por ruta, contrato o cliente. Es el registro maestro de clientes, tarifas, proveedores y resultados.
Capa de ejecución especializada: sistemas de gestión de transporte (TMS) y de almacén (WMS) para planificación de rutas, seguimiento de envíos y operación de centros de distribución, conectados al ERP mediante interfaces documentadas.
Capa de datos y analítica: Power BI consolida costo de servir, nivel de servicio, utilización y rentabilidad en un modelo gobernado con definiciones únicas por indicador.
Capa de campo y movilidad: aplicaciones sobre Power Platform y Microsoft 365 para captura en ruta, comprobante de entrega digital, evidencias fotográficas y novedades del servicio.
Capa de telemetría e integración: señales de posición, odómetro, temperatura y eventos desde dispositivos en vehículos, recibidas en servicios de Azure y asociadas al servicio correspondiente para explicar tiempos y costos.
Capa de seguridad y gobierno: identidad y acceso condicional en Microsoft Entra, permisos por rol y por cliente, trazabilidad de cambios sobre tarifas y facturación, y respaldo en la nube de Microsoft.
Metodología por fases
Evaluar
Recorrido por la toma de pedido, la planificación, la ejecución y la facturación de un servicio típico; revisión de qué costos se capturan hoy, cuándo y con qué nivel de detalle. El resultado es un alcance acotado y una línea base de indicadores.
Diseñar
Definición del modelo de costo por servicio, ruta y cliente, de la estructura de tarifas y recargos, del alcance de la integración con los sistemas de transporte y almacén, y de la arquitectura de datos y seguridad.
Implementar
Configuración, migración de clientes, tarifas y saldos, desarrollo de las integraciones acordadas y pruebas con servicios reales, incluidos los escenarios de subcontratación y de servicios accesorios.
Adoptar
Capacitación por rol para operación, comercial y administración, acompañamiento en los primeros ciclos de facturación y seguimiento del uso real, con atención especial a la captura de datos en ruta.
Optimizar
Soporte administrado, revisión de indicadores contra la línea base y evolución por fases: telemetría, almacén avanzado, nuevos clientes con integración propia o nuevas sedes.
Evidencia del sector
Casos de éxito en proceso de autorización.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Qué áreas de Business Central aportan más valor en transporte y logística?
- Las que permiten conectar la ejecución con el resultado económico: compras y ventas para pedidos, tarifas y facturación; inventario y almacén para los centros de distribución; proyectos o servicios para el control de costo por ruta, contrato o cliente; finanzas para conciliación bancaria, multimoneda y centros de costo; y planificación para el abastecimiento de insumos y repuestos.
- ¿Business Central reemplaza a mi sistema de gestión de transporte (TMS)?
- No. Un TMS resuelve planificación de rutas, seguimiento y ejecución del transporte; Business Central resuelve el registro económico y administrativo de la operación. Lo habitual es integrarlos, definiendo con claridad qué sistema es dueño de cada dato: órdenes, estados de envío y comprobantes de entrega en el TMS; tarifas, costos, facturación y resultado en el ERP.
- ¿Se puede integrar la telemetría o el GPS de la flota?
- Sí. Las señales de posición, odómetro, temperatura y eventos pueden recibirse en servicios de Azure y asociarse al servicio o a la ruta correspondiente para explicar tiempos y costos reales. El alcance depende del proveedor de telemetría que utilice su empresa y se define en la etapa de diseño.
- ¿Puedo empezar pequeño y escalar?
- Sí, y es lo recomendable. Una primera fase razonable cubre el núcleo financiero, ventas y compras, tarifas y facturación, y el modelo de costo por servicio. Las fases siguientes incorporan almacén avanzado, integración con el sistema de transporte, telemetría y analítica más fina. Así cada inversión se apoya en datos que ya son confiables.
- ¿Cómo se maneja el comprobante de entrega?
- Puede capturarse digitalmente en ruta, con firma y evidencia fotográfica, mediante aplicaciones construidas sobre Power Platform o mediante el sistema de transporte que ya utilice, y quedar asociado al servicio en el ERP. Ese es el evento que habilita la facturación, por lo que acortar su tiempo de llegada es uno de los efectos más directos del proyecto.
- ¿Cómo se factura a clientes con tarifas y acuerdos distintos?
- Las tarifas por cliente, ruta, peso, volumen o unidad de servicio, junto con recargos y accesorios, se configuran en el sistema y se aplican sobre lo efectivamente ejecutado. Los esquemas mixtos se revisan explícitamente durante el diseño, porque suelen ser el origen de las diferencias y de las notas de crédito.
- ¿Cuánto tarda una implementación?
- Depende del número de sedes, del volumen de servicios, de la complejidad tarifaria y de las integraciones requeridas. No publicamos plazos genéricos: el diagnóstico gratuito entrega un cronograma por fases con supuestos explícitos sobre alcance y disponibilidad de datos.
Sepa cuánto cuesta cada ruta antes de facturarla
Cuéntenos cómo toma pedidos, cómo arma rutas y cómo factura hoy, y qué sistemas conviven en su operación. Le proponemos un diagnóstico gratuito y un alcance mínimo viable para la primera fase.
Contacto
Solicite un diagnóstico gratuito
Cuéntenos qué necesita su empresa y un asesor de BETABOX le contactará para programar una llamada a su conveniencia. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
- +1 (754) 209-2071